Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kivistön Apteekki

Apteekkari Sirpa Nieminen

Apteekin osoite:

Topaasikuja 13

01700 Vantaa

Rekisterin yhteyshenkilöt:

Apteekkari Sirpa Nieminen

puhelin: 0408274919

sirpa.nieminen@apteekit.net

Tietosuojavastaava proviisori Teija Vuorinen

puhelin: 0505511358

kivistonapteekki@apteekit.net

Apteekilla (rekisterinpitäjällä) on tietosuoja-asetuksen mukainen velvoite informoida asiakkaitaan (rekisteröityjä) henkilötietojen käsittelystä. Kyseinen dokumentti on Kivistön apteekin tietosuojaseloste.

1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Kivistön apteekki käsittelee henkilötietoja reseptintoimituksessa, jossa toimitetaan asiakkaalle lääkkeitä tai muita apteekissa myytäviä tuotteita. Käsitellessämme lääkeostoja, vähennämme samalla ostoista Kelan suorakorvauksen tai hinnoittelemme oston Kelan myöntämään maksusitoumukseen, jos asiakkaalle on sitoumus myönnetty. Tiedot lääkekorvauksista ja sitoumuksesta haetaan Kelan sähköisestä suorakorvauspalvelusta reseptintoimituksen yhteydessä. Lisäksi huomioimme mahdollisen sosiaalitoimen maksusitoumuksen, työpaikkakassojen sekä vakuutusyhtiöiden myöntämät korvaukset. Korvaustiedot haemme reseptintoimituksen yhteydessä maksusitoumusten hakupalvelusta tai tarkistamme ne asiakkaan apteekille tuomasta erillisestä sitoumuksesta.

Ylläpidämme Kanta-palvelurekisteriä, josta saamme tiedot asiakkaiden antamista suostumuksista eReseptin käsittelyä, puolesta asioimista ja lääkelaskelman toimittamista varten.

Kivistön apteekissa on käytössä pd3-apteekkijärjestelmä ja Procuro, joka on farmaseuttisen neuvonnan ja tiedonhallinnan työkalu. Procuroa käytetään asiakaspalvelun tukena muun muassa farmaseuttisessa lääkeneuvonnassa ja lääketoimitusten tiedonhallinnassa. Procurossa käytetään hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa, jolloin reseptintoimituksessa pystytään hallitsemaan muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia.

Apteekkimme tarjoaa asiakkaillensa lääkkeiden koneellista annosjakelupalvelua, jonka tuottaa Pharmac Finland Oy. Oma-annospalvelu Pharmac Finland Oy:lla on oma tietosuojaselosteensa (www.oma-annos.fi).

Kivistön apteekissa on käytössä kameravalvonta, jotta varmistumme asiakkaiden sekä työntekijöiden turvallisuudesta ja oikeusturvan toteutumisesta. Kameravalvonnan tuottaa Lesec -vartiointipalvelu.

Käsittelemme kaikkia henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Lisäksi noudatamme henkilötietojen käsittelyssä muita apteekkitoimintaa koskevia lakeja, määräyksiä ja ohjeistuksia (muun muassa lääkelaki, laki sähköisestä lääkemääräyksestä, tietosuojalaki).

2. REKISTERIEN NIMET

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen rekisterien ja niiden käyttötarkoitusten mukaisesti. Rekisterien tiedot voivat olla sekä sähköisessä että manuaalisessa muodossa.

1. Lääkemääräysrekisteri, Kelan suorakorvaus-, maksusitoumus-, vakuutusyhtiörekisteri

2. Tiliasiakas(laskutusasiakas)rekisteri, annosjakelurekisteri

3. Erityismääräyksistä syntyvät manuaaliset rekisterit

4. Kameravalvonta

5. Annosjakelurekisteri

6. Apteekkisopimusrekisteri

2.1 REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ

1. Lääkemääräysrekisteri, Kelan suorakorvaus-, maksusitoumus-, vakuutusyhtiörekisteri

Lääkemääräysrekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen suorakorvaussopimuksen perusteella.

Rekistereissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, nimi, sairausnumerot, lääkemääräystiedot, toimitetut lääkkeet ja niiden annostus, maksutiedot (maksusitoumukset, laskutusasiakkaat, runkosopimukset), suostumukset, mahdolliset apteekkisopimustiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä ja reseptin käsittelijätiedot. Lisäksi Kantapalvelujen suostumusrekisteriä käytetään puolesta asioinnin yhteydessä, jolloin haemme seuraavat tiedot: asiakkaan henkilötunnus ja nimi, puolesta asioivan henkilötunnus ja nimi sekä asiakkaan terveydenhuollon yksikkö.

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun.

Reseptitiedot ovat apteekin tietojärjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta. Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää Reseptipäiväkirja (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta).

2. Tiliasiakas(laskutusasiakas)rekisteri, annosjakelurekisteri

Apteekkimme asiakas voi liittyä apteekin tiliasiakkaaksi tekemällä sopimuksen apteekin kanssa. Tiliasiakasrekisteriin tallennetaan lääkemääräysrekisteritietojen lisäksi seuraavat tiedot: henkilötunnus ja nimi, osoite, puhelinnumero, mahdollinen maksusitoumus, asiamies/edunvalvoja, laskutustiedot (Suoramaksu- tai eLasku -laskutusta varten pyydämme asiakkaalta tilitietoja, jotka välitämme edelleen pankille), palveluasumisen yksikkö/hoitava terveydenhuollon yksikkö.

Säilytettäviä sopimuksia ovat tiliasiakkaanlaskutussopimus sekä Kanta e-reseptisuostumus (e-reseptisuostumus antaa oikeuden käsitellä asiakkaan reseptitietoja).

Tiliasiakkuuteen liittyviä tietoja säilytetään vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.

Annosjakelupalvelun aloittamiseksi tehdään sopimus asiakkaan ja apteekin välillä.

Annosjakelurekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot: henkilötunnus ja nimi, osoite, puhelinnumero, annosjakelusta vastaava lääkäri ja hoitava terveydenhuollon yksikkö.

Ellei lakisääteisistä vaatimuksista muuta aiheudu; tiliasiakas-, annosjakelu- ja maksusitoumusrekisterien asiakastiedot poistetaan rekisteristä, kun asiakassuhde ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet.

3. Erityismääräykset

Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla asiakkaan tulee osoittaa mukanaan kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus matkustaessaan Schengen-alueella. Seuraavia henkilötietoja käsitellään Schengen-todistuksen myöntämisen yhteydessä; mukaan otettava lääkepakkaus, lääkemääräys, matkustusasiakirja (passi tai henkilökortin tiedot). Apteekissa ei tallenneta kyseisiä tietoja apteekin rekistereihin mutta kopio todistuksesta säilytetään apteekissa (yksi vuosi todistuksen voimassaolopäivän päättymisestä).

Henkilötietoja käsitellään myös myrkyllisten kemikaalien luovuttamisen yhteydessä. Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, kemikaalin nimi ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot. Apteekilla on lakiin perustuva tietojen säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemikaalien vähittäismyynnistä (Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta).

4. Kameravalvonta

Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta emme kameravalvonnan yhteydessä tallenna.

Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu. Pääsy tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. Kameravalvontatallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn seurauksena sovellettavaa lainsäädäntöä noudattaen.

5. Annosjakelu

Apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan seuraavia tietoja annosjakelutoimittajalleen Pharmac Finland Oy:lle: Nimi, henkilötunnus ja lääkitystiedot.

6. Apteekkisopimusrekisteri

Apteekkisopimusmenettely tarkoittaa henkilön ja hänen lääkärinsä yhdessä tekemää lääkehoitosopimusta, jonka tarkoituksena on vieroittaa päihde- tai lääkeriippuvuuspotilaita suunnitelmallisen lääkehoidon avulla. Potilas sitoutuu menettelyyn allekirjoittamalla apteekkisopimuksen, jossa väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita määrätään vain yhden lääkärin/hoitopaikan toimesta ja niitä voi noutaa vain yhdestä potilaan valitsemasta apteekista. Apteekkisopimusmenettelyssä käsittelemme henkilötietoja reseptinkäsittelyn yhteydessä.

Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriin ja välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille. Lisäksi apteekkisopimusjärjestelmän välityksellä apteekit välittävät keskenään tietoja apteekkisopimuksista. Kukin apteekkisopimusjärjestelmään liittynyt apteekki toimii rekisterinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta huolehtii Suomen Apteekkariliitto. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis- ja päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki sopimukseen liittyvät tiedot poistetaan.

Apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikki pkv- ja huumausainelääkkeitä sisältävät reseptit toimittaessaan ne Apteekkisopimusjärjestelmästä. Lisäksi tarkistetaan, onko käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen sopimusapteekista. Kyselyitä tai niiden tuloksia ei tallenneta apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään.

Apteekkisopimusjärjestelmän menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin apteekkisopimusasiakkaiden tietoja. Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki terveydenhuollonpoliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä. Menettelyn toimintatavat perustuvat yleiseen tärkeään etuun, sillä päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma.

3. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

-Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelun tiedot

-Kansaneläkelaitoksen suorakorvaustiedot

-Asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan, hoitopaikan antamat tarpeelliset terveystiedot/laskutustiedot

-Asiakkaan suostumuksella/sopimuksesta (laskutusasiakassopimus, laskutustoimeksianto pankille, annosjakelusopimus,) saadut tiedot

4. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämiin valtakunnallisiin palveluihin. Palveluita ja niiden tarjoajia ovat reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt. Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä ammattioikeutta koskevia tietoja.

Apteekki luovuttaa tietoja kolmannelle osapuolelle, jos asiakas on antanut luovutukseen suostumuksen, tai kun oikeudellinen sääntely tai muu viranomaisen käsky tai määräys oikeuttaa tai velvoittaa apteekkia.

Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisesti apteekkisopimusjärjestelmän välityksellä.

Asiakkaan suostumuksella apteekki toimittaa asiakkaan pankkiin tilitiedot suoramaksu- tai eLasku -laskutusta varten. Tiedot kirjataan apteekissa suoramaksutoimeksianto- tai eLaskutilauslomakkeelle, jonka asiakas on allekirjoittanut.

Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin väliseen sopimukseen. Apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan tarpeelliset tiedot palvelun tuottamiseksi Pharmac Finland Oy:lle.

Asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen käsittely on aina luottamuksellista. Apteekki ei luovuta rekisteritietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

RESEPTITIEDOT

Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta. Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää Reseptipäiväkirja (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta).

LASKUTUSASIAKASTIEDOT

Laskutusasiakastiedot säilytetään vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Apteekki poistaa henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas sopimuksen purkamisen yhteydessä sen ilmoittaa.

SCHENGEN-TODISTUKSET

Apteekki säilyttää tiedot annetuista Schengen-todistuksista viisi vuotta.

KEMIKAALIEN VÄHITTÄISMYYNTI

Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemikaalien vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.

KAMERAVALVONTA

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään enintään neljä viikkoa, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Apteekissa asiakkaiden tietoja tallentavat asiakkaiden tietoja käsittelemään valtuutetut henkilöt. Kaikki tietojen käsittely, säilytys ja hävittäminen tapahtuu apteekin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

6. ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT

Kaikki sähköisesti käsiteltävä tieto on suojattu yleisesti hyväksyttyjen toimialastandardien mukaisesti. Järjestelmä on suojattu teknisin ja hallinnollisin menetelmin, ja tietoa lähetetään ainoastaan salatussa muodossa. Järjestelmää käyttävät ainoastaan siihen oikeutetut henkilöt.

Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla (Pd3) alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.

Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa

salasanaa.

7. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

8.1 Oikeus päästä omiin tietoihin

Asiakkaana sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista, pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista, peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan, tietyin edellytyksin pyytää henkilötietojenkäsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä. Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyyn.

Jos asiakkaana haluat jättää tarkastuspyynnön tietojen käsittelystä, tulee se osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna apteekkarille tai apteekin tietosuojavastaavalle (yhteystiedot: rekisterin yhteyshenkilöt). Varmistamme tarkastuspyynnön yhteydessä tietoja kysyvän henkilöllisyyden. Henkilöllisyyden varmistaminen tapahtuu esittämällä henkilöllisyystodistus apteekissa.

8.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Asiakkaana voit pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamme virheellisen tiedon saatuamme oikean tiedon sinulta tai muulta luotettavalta lähteeltä. Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä.

Jos haluat pyytää tietojesi korjaamista tai poistamista, ole yhteydessä apteekkariin tai tietosuojavastaavaan (yhteystiedot: rekisterin yhteyshenkilöt). Varmistamme korjaamis- tai poistamispyynnön esittävän henkilöllisyyden. Henkilöllisyyden varmistaminen tapahtuu esittämällä henkilöllisyystodistus apteekissa.

8.3 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Asiakkaalla on oikeus vaatia apteekkia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä.

8.4 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn.

8.5. Automaattinen päätöksenteko

Asiakkaalla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön asiakkaan ja apteekin välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten, perustuu asiakkaan nimenomaiseen suostumukseen tai jos päätös on hyväksytty apteekkiin sovellettavassa lainsäädännössä.

8.6 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Asiakkaalla on oikeus saada suostumuksensa tai apteekin kanssa tehdyn sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

8.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta Rekisterin yhteyshenkilöt.